Langsung ke konten utama

ARSIP DAN KEARSIPAN

ARSIP APA SIH??

Pengertian Arsip
Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.

Jenis-Jenis Arsip
1. ditinjau dari kepentingannya
  • arsip tidak penting adalah arsip yang kegunaannya habis setelah dibaca. contohnya seperti : surat undangan, memo
  • arsip biasa adalah arsip yang menmpunyai nilai kegunaan biasa untuk jangka waktu biasa. contohnya : surat-surat niaga.
  • arsip penting adalah arsip yang mempunyai nilai kegunaan besar untuk suatu organisasi dalam jangka waktu yang cukup lama. contohnya : surat penjanjian kerjasama
  • arsip sangat penting adalah arsip yang mempunyai nilai guna sangat penting bagi suatu organisasi oleh karena itu arsip ini harus disimpan secara terus menerus atau abadi oleh organisasi tersebut. contohnya : surat tanah, surat kepemilikan bangunan dll
  • arsip rahasia adalah arsip yang hanya boleh diketahui oleh orang yang berkepntingan dengan surat tersebut. contohnya : laporan keuangan, strategi pemasaran
2. ditinjau dari  fisiknya atau bentuk wujudnya
  • arsip berbentuk lembaran adalah wujud arsip yang berupan tulisan/tertulis. contohnya : surat, memo, akta dll
  • arsip visual adalah wujud arsip yang dilihat dapat berupa gambar, lukisan, ukiran, peta dll
3. ditinjau dari masalahnya atau isinya
  • financial record adalah arsip yang berisi catatan yang berhubungan kegiatan/ masalah keuangan. contoh : kwitansi, cek, giro, faktur dll
  • personal record adalah arsip yang berisi tentang data-data kepeawaian. contohnya : riwyata hidup, surat lamaran pekerjaa, absen pegawai dll
  • inventory record adalah arsip yang berisi tentang data-data keadaan barang dagangan. contoh : surat yang memuat tentang jumlah barang, kondisi barang, lokasi/tempat barang trsbt.
  • production record adalah arsip yang berisi catatan mengenai keadaan produksi. contohnya laporan produksi
  • sales record adalah arsip yang berisi catatan-catatn informasi mengenai penjualan . contoh : surat pesanan, list harga dll
4. ditinjau dari pemiliknya
  • berasal dari Lembaga pemerintahan
  • berasal dari instansi pemerintah/swasta
5. ditinjau dari fungsinya
  • arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan pada umumnya. arsip dinamis dibagi menjadi tiga yaitu : arsip aktif, semi inaktif dan inaktif.
  • arsip statis adalah arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus oleh organisasi namun dipergunakan untuk kepentingan masayarakat umum/negara karena bernilai kebangsaan dan hanya dipergunkan sebagai refrensi saja
Pengertian Kearsipan
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie
  1. Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding).
  2. Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.
Menurut Ensiklopedi Administrasi
  1. Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
  2. Sistem penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
Jadi Kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

MENGETIK KECEPATAN YANG BAIK DAN BENAR

 MENGETIK KECEPATAN DAN CARA MNEGUKUR KECEPATAN DAN KETEPATAN MENGETIK Ada yang pernah melihat lomba mengetik ? ya lomba mengetik sepertinya menarik untuk di perhatikan. karena kita bisa mengukur sejauh mana kemampuan kita mengetik saat ini. Seperti lomba yang pernah ada di luar sana, dimana pemenang lomba tersebut mampu mengetik dengan kecepatan sekitar 126 kata per menit. Wah cepat sekali, saya tidak bisa membayangkan bagaimana jarinya, memang terlihat seperti kaki kepiting yang sedang berlari. Kemampuan seperti ini sebenarnya di dapat dengan cara belajar mengelompokkan tuts pada keyboard berdasarkan jari. Anda juga bisa menguasainya, asalkan tahu bagaimana cara yang tepat untuk menerapkan teori mengetik ini dan mau meluangkan waktu untuk berlatih sampai mahir. Kecepatan Rata – Rata Mengetik Sebenarnya kita semua bisa mengetik dengan cepat menggunakan 10 jari tanpa melihat keyboard sama sekali, Cuma memang butuh latihan agar kemampuan tersebut tercapai. Lalu, i
1 komentar
Baca selengkapnya

LIPATAN SURAT

LIPATAN SURAT MODERN Macam, model, jenis lipatan surat dan cara melipat surat jenis Baku, Setengah Baku, Akordion, Semi Akordion, Tunggal, Ganda, Perancis, Baron.  Adapun penjelasan dari macam atau model atau  jenis lipatan surat  dan cara melipat surat dari lipatan jenis Baku, Setengah Baku, Akordion, Semi Akordion, Tunggal, Ganda, Perancis, Baron adalah sebagai berikut. Lipatan Baku (Standard Fold) Lipatan kertas jenis Baku adalah jenis lipatan surat yang paling umum digunakan. Cara melipat jenis Baku : Kertas dibagi menjadi tiga bagian sama besar (Bagian 1, 2, dan 3) lalu dilipat dengan posisi bagian 1 dan bagian 3 semuanya dilipat ke arah bagian 2 Lipatan Setengah Baku (Semi Standard Fold) Lipatan kertas surat jenis Setengah Baku adalah variasi dari lipatan surat bentuk baku, perbedaan terletak pada bagian lipatan atasnya saja. Cara melipat jenis Setengah Baku : Kertas dibagi tiga bagian, dua bagian sama besar dan satu bagian lebih kecil, kemudian k
Posting Komentar
Baca selengkapnya

CARA PRESENTASI YANG BAIK

Cara Presentasi yang Baik dan Benar Dalam dunia kerja, kita tentu akan sering bertemu dengan kegiatan yang bernama presentasi. Yap, ketika masih di bangku kuliah dahulu, kita mungkin sering dilatih oleh dosen untuk mempresentasikan hasil-hasil tugas yang beliau berikan. Pada masanya, mungkin kita mengeluh dengan apa yang dulu dilakukan. Tapi, untuk masa yang akan datang, tentu hal itu akan sangat berguna untuk menunjang skill pekerjaan kita. Sekedar memberikan penjabaran, presentasi adalah suatu kegiatan dimana kita berbicara di hadapan banyak orang. Presentasi ini merupakan salah satu kegiatan yang berungsi untuk memaparkan suatu topik, pendapat, hasil kerja, ataupun informasi kepada orang lain. Adapun tujuan dari presentasi ini pun mencakup dalam berbagai hal, diantaranya adalah untuk membujuk audience, memberi informasi kepada audience, ataupun juga untuk meyakinkan kepada audience. Mengacu pada penjabaran di atas, tentu tidak heran apabila dalam dunia pekerjaan
Posting Komentar
Baca selengkapnya